Politique de confidentialité et d'utilisation des données

1. Objectif de la politique

La présente politique décrit comment Technologies Umaji Enr. (« Umaji ») collecte, utilise, conserve et protège les renseignements, incluant les renseignements personnels, obtenus dans le cadre de ses activités de consultation en gestion et en technologie. Elle s’applique à toutes les données traitées, qu’elles proviennent de nos clients, partenaires ou autres interactions.

2. Types de renseignements collectés

Nous pouvons collecter et traiter les catégories suivantes de renseignements :

Visiteurs du site Web : Notre site Web public est fourni à titre informatif uniquement. Nous ne recueillons, n’enregistrons ni ne traitons activement de renseignements personnels provenant des visiteurs. Notre fournisseur d’hébergement peut consigner des données techniques standard (telles que l’adresse IP, le type de navigateur et le système d’exploitation) à des fins de sécurité et d’exploitation. Umaji n’accède pas à ces informations et ne les utilise pas.
Informations d’affaires : stratégies, organigrammes, documents financiers, architectures et conceptions de systèmes, informations relatives à la sécurité, documents protégés par droit d’auteur ou marques de commerce, code source, et autres données organisationnelles sensibles ou non.
Renseignements personnels : nom, prénom, courriel, numéro de téléphone, fonction et organisation des contacts d’affaires ou employés et partenaires du client.
Données de projet : comptes rendus de réunions, recommandations, analyses et rapports produits dans le cadre du mandat.
Dans certaines situations où Umaji est mandaté : accès à des dossiers d’employés du client ou autres informations de ressources humaines, uniquement sur les systèmes du client et sans conservation locale.

3. Fins de la collecte et de l’utilisation

Les renseignements sont collectés et utilisés uniquement pour :

Exécuter les mandats et fournir les services de conseil, de gestion de projets ou d’équipes;
Communiquer avec les clients et partenaires dans le cadre du mandat, des discussions préliminaires ou de suivi;
Analyser, préparer et remettre des recommandations, rapports ou livrables;
Gérer les aspects administratifs, y compris la facturation et la tenue de dossiers;
Respecter les obligations légales et réglementaires applicables;
Améliorer continuellement nos services, incluant l’utilisation encadrée d’outils d’intelligence artificielle.

4. Moyens de collecte

Nous obtenons les renseignements directement auprès de vous ou de votre organisation lors des interactions professionnelles, ou par l’accès aux systèmes et outils mis à notre disposition par le client.Les documents ou données que vous choisissez de partager avec nous peuvent être transférés ou hébergés sur des services infonuagiques sécurisés.

5. Conservation et protection des renseignements

Les renseignements sont conservés pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou tel que requis par la loi. Lorsque ces renseignements ne sont plus requis, ils sont supprimés de manière sécurisée ou anonymisés de façon irréversible.

Nous appliquons des mesures de sécurité appropriées, incluant :

Stockage sur des serveurs sécurisés exploités par des fournisseurs de services infonuagiques respectant des normes reconnues;
Contrôle d’accès strict et authentification multifacteur;
Mises à jour régulières des systèmes et logiciels.

6. Communication à des tiers

Nous pouvons recourir à des fournisseurs de services, y compris des solutions infonuagiques, pour l’administration d’Umaji et la prestation de services.

Ces fournisseurs peuvent être situés à l’extérieur du Québec ou du Canada. Dans ces cas, nous nous assurons qu’ils offrent un niveau de protection adéquat conformément aux lois applicables, qu’ils n’ont accès qu’aux renseignements nécessaires à l’exécution de leurs services, et qu’ils sont contractuellement tenus de protéger ces renseignements et de les utiliser uniquement aux fins convenues.

Aucune donnée n’est vendue ou partagée à des fins commerciales.

7. Utilisation d’outils d’intelligence artificielle

Umaji peut recourir à des outils d’intelligence artificielle pour assister dans la prestation de services, par exemple pour la rédaction et la révision de documents (avis, rapports, comptes rendus).

Aucune information personnelle identifiable ou donnée confidentielle sensible n’est saisie dans ces outils sans consentement préalable.
Les données utilisées sont anonymisées ou formulées de manière à ne pas permettre l’identification directe, et les fournisseurs de ces outils sont soumis à des politiques de confidentialité ou ententes contractuelles conformes aux lois applicables.

8. Droits des personnes

Conformément à la Loi 25, toute personne a le droit :

D’accéder aux renseignements personnels détenus à son sujet;
De demander la rectification de renseignements incomplets, inexacts ou équivoques;
De retirer son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels, sous réserve de certaines obligations légales ou contractuelles.

Responsable de la protection des renseignements personnels
David Morneau, propriétaire de Technologies Umaji Enr.
courriel : confidentialite-privacy@umaji.ca

9. Mise à jour de la politique

Cette politique pourra être mise à jour pour refléter les évolutions légales, réglementaires ou opérationnelles. La version à jour sera publiée sur notre site ou communiquée sur demande.

Dernière mise à jour : 2025-08-13